Rechtssichere E-Mail-Archivierung – ab Januar 2017 endet die Übergangsfrist für E-Mailarchivierung

Das Mailstore Logo. Darum ein orangener Kreis in dem "Mailstore Certified Partner 2017" steht.

Zum 01.01.2017 läuft die juristische Übergangsfrist für die E-Mailarchivierung aus. Nach diesem Datum ist eine lückenlose und revisionssichere Aufbewahrung Ihrer E-Mails in Deutschland Vorschrift. Diese Vorschrift verpflichte Sie die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) vollumfänglich einzuhalten.

Das bedeutet für Sie:

Die Pflicht zur Archivierung jeglicher elektronischer Dokumente gilt für alle Unternehmen egal welcher Größe, die Geschäfte auf dem digitalen Weg abwickeln – unabhängig von Größe, Branche oder Zusammensetzung -, nun vollumfänglich und ausnahmslos! Werden Angebote, Rechnungen, Handlungsbriefe etc. per E-Mail kommuniziert, ist ihr Unternehmen im Zugzwang: Spätestens bis zum 31. Dezember 2016 muss eine entsprechende Archivierungslösung implementiert sein.

Sollten Sie keine E-Mail Archivierung nach GoBD einsetzen, gilt:

Ab sofort muss beispielsweise jeder Wirtschaftsprüfer jegliche nicht ordnungsgemäß archivierten Geschäftsunterlagen ahnden – und das kann Unternehmen teuer zu stehen kommen, nicht nur hinsichtlich des Strafmaßes. Denn auch die Prozesse auf dem Weg hin zur gesetzestreuen Umsetzung können, nicht rechtzeitig und ohne die richtigen Mittel realisiert, immense Kosten verursachen. Der Grund: Sie greifen nicht selten in den organisatorischen Arbeitsalltag ein und fressen so nicht nur Zeit, sondern auch Geld.

Doch was genau hat es mit dem vollumfänglichen Inkrafttreten der GoBD auf sich? Die GoBD haben die alten Grundsätze GDPdU und GoBS zur Archivierung elektronischer Dokumente abgelöst und regeln seit dem 01.01.2015 unter anderem die gesetzliche Aufbewahrungspflicht elektronischer Geschäftsdokumente, -vereinbarungen und -aufzeichnungen sowie deren Unveränderbarkeit. Dabei müssen die genannten Materialien nicht nur auffindbar, sondern auch stets abrufbar sein. Dafür reicht es nicht aus das sie irgendwo ein Backup ihrer alten Mails haben! Denn ein Backup ist nicht revisionssicher!

Sollten Sie noch keine E-Mail Archivierung einsetzen, sprechen Sie uns an. Wir finden gemeinsam die für Ihr Unternehmen passende Lösung.
Tel. +49 (0) 241 515767 - 18

Zurück

11.1.2023


Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass am 10.01.2023 der Support für Windows 8.1 eingestellt wurde. Wenn Sie nun Microsoft 365 ausführen erhalten Sie keine Updates mehr für die Office-Apps. Dazu gehören Feature-, Sicherheits- und andere Qualitätsupdates.

7.11.2022


Pronetix hat jetzt einen Instagram Account. Unter dem Namen pronetix.de können Sie Einblicke in unser Büro und unsere Arbeit erhalten.

13.10.2022


3CX verlängert die StartUP PRO Lizenzen bis zum Ende des Jahres

×

Kontakt

info@pronetix.de

Tel.: +49(0)241.515 767-10

Fax.: +49(0)241.515 767-29

Montag - Freitag

9:00 - 17:00 Uhr