Sicherung von Office 365-Daten

In vielen Unternehmen herrscht der Irrglaube, dass sie selbst sich nicht um die Sicherung und langfristige Aufbewahrung ihrer Office 365 Daten kümmern müssen. Die Aufbewahrung der Daten in der Cloud ist allerdings nicht einem Backup gleich zu stellen. Ein Backup wird an einem anderen Ort gespeichert und erstellt eine historische Kopie der Daten, wohingegen Microsoft Office 365 die georedundante Speicherung der Daten ermöglicht. Diese schützt Ihre Daten bei einem Hardware- oder Standortausfall. 

Es gibt mehrere Gründe, weshalb die georedundante Speicherung über Microsoft Office 365 nicht ausreicht. 

Zum Einen schützt diese nicht vor versehentlichen Löschungen. Mit dem Löschen eines Benutzers wird auch sein Postfach und sein OneDrive for Bussiness-Konto gelöscht. Die Versionshistorien und Papierkörbe in Microsoft Office 365 schützen nur eingeschränkt vor einem Datenverlust, da die Wiederherstellung der Daten zum Problem wird, wenn der Aufbewahrungszeitraum überschritten oder die Daten unwiderruflich von allen Standorten gelöscht wurden. Wir ein Element aus dem Ordner "Wiederherstellbare Elemente" gelöscht, ist eine Wiederherstellung nicht mehr möglich.

Dadurch könnte ein Mitarbeiter oder ehemaliger Mitarbeiter aus Frust Daten endgültig löschen, oder belastende E-Mails, sowie Chat-Verläufe gezielt löschen, damit die Personalabteilung sie nicht gegen ihn verwenden können.

Aber auch unbewusst und ungewollt können Mitarbeiter zu Sicherheitsbedrohungen werden. Das kann beispielsweise durch das Herunterladen von Dateien aus täuschend echt wirkenden Phishing-Mails passieren. Durch regelmäßige Backups können Sie hier einem Datenverlust bei einem schwerwiegenden Angriff vorbeugen.

 

Des Weiteren ist die Nutzung von Teams durch das vermehrte Arbeiten im Homeoffice stark angestiegen. Eine Backup-Lösung die auch Teams unterstützt, beugt auch der versehentlichen Löschung der Projektdateien eines abgeschlossenen Projektes vor.

Ebenfalls zu Bedenken sind Compliance-Anforderungen und Gesetzesvorschriften, denn Dateien, E-Mails und andere Daten müssen im Zuge eines Rechtsverfahrens abgerufen werden. Es gibt ein in Microsoft Office 365 eingebautes Beweissicherungsverfahren, welches jedoch keine solide Backup-Lösung darstellt. Werden versehentlich Dokumente oder E-Mails gelöscht, sind Sie mit einem Backup in der Lage diese wiederherzustellen.

Veeam hat im September 2019 mehr als 1.000 IT-Professionals befragt aus welchen Gründen es in Ihrem Unternehmen bereits zu Datenverlust aus der Cloud gekommen ist. Es wurden unter anderem lückenhafte Aufbewahrungsrichtlinien und Fehler von Anwendern bzw versehentliche Löschung als Gründe genannt. Die Befragung ergab außerdem noch, dass es für schätzungsweise 76% der in der Cloud gespeicherten, auch sensiblen, Daten kein Backup gibt.

Quelle: veeam why-backup-office365-data.pdf

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